Añadir usuarios invitados

Nota:

Para añadir usuarios invitados, debe ser usuario de nivel Admin o Manager (véase "Roles, niveles de acceso y derechos de acceso").
La adición y gestión de invitados se realiza por separado para cada uno de sus espacios de trabajo.

Podrá conceder a las personas ajenas a su equipo de proyecto diario un acceso seguro. Leer a todos o a determinados elementos del espacio de trabajo: proyectos, actividades, participantes, documentos y recursos, invitándoles como invitados a su espacio de trabajo. Para permitir una colaboración eficiente, formarán parte de la lista de contactos del espacio de trabajo y podrán introducir comentarios, participar en debates, unirse a videollamadas, acceder a documentos y descargarlos.

Puede invitar a un espacio de trabajo como invitado a cualquier persona que disponga de una dirección de correo electrónico, independientemente de que ya posea una cuenta de EMDESK o no (si no tiene una cuenta de EMDESK, se le pedirá que se registre).

Siga las instrucciones siguientes para añadir usuarios invitados a un espacio de trabajo.

Haga clic en Usuarios en el menú Inicio para abrir la sección "Usuarios".

Vaya a la pestaña "Invitados" y haga clic en + Invitar a un nuevo invitado en la parte inferior de la sección, esto abrirá el cuadro de diálogo "Invitar a nuevos miembros invitados".

Escriba una dirección de correo electrónico de la persona que desea que se una al espacio de trabajo como invitado (separe las direcciones de correo electrónico mediante coma, punto y coma o espacio) y haga clic en Invitar.

Consejo: ¿muchas direcciones de correo electrónico? Puede copiar y pegar direcciones de correo electrónico en el área. Sólo tienes que separarlas con una coma, un punto y coma o un espacio.

Nota:

La invitación por correo electrónico con el enlace y el mensaje personal se enviará a cada una de las direcciones de correo electrónico proporcionadas, se supone que los invitados se unirán a un espacio de trabajo a través de esta invitación por correo electrónico.
El enlace del correo de invitación es válido durante 7 días. Transcurrido este plazo, o si el usuario ha extraviado el correo electrónico original, puede volver a enviarle una invitación.

Cada usuario invitado con su dirección de correo electrónico aparece ahora en la pestaña "Invitados" como pendiente con el icono "Información" hasta que acepte la invitación para unirse al espacio de trabajo.

Ya puede revisar y gestionar los derechos de acceso de los invitados mientras están en estado pendiente:

Note: All invited guests are defaulted to Read access rights to all workspace items in all sections: "Projects & Activities", "Participants", "Documents", and "Resources".

Para restringir el acceso a todos los elementos de una sección, haga clic en la lista desplegable de la sección y seleccione Desactivado.

Para restringir el acceso a elementos específicos en las secciones "Proyectos y actividades", "Participantes" y "Documentos" (no es relevante para "Recursos"), haga clic en Refinar en una sección en la que se encuentre el elemento al que el invitado no debería tener acceso, establezca Desactivar en los elementos respectivos y haga clic en Guardar cambios.

Tip: You need to set Off access rights at the item level only in the case when the right for some items shall be different from the right at the section level. For example, when a guest has Read access rights at the section level for "Activities" and Off access rights to WP1 and WP7 this means that the guest has Read access to all items in the "Activities" section except for WP1 and WP7 to which the guest has no access.

Nota: Para convertir un invitado en usuario, haga clic en el menú de acciones del perfil del invitado y seleccione Convertir en usuario de la lista desplegable: