Personalice su espacio de trabajo

Las configuraciones y la estructura de tu espacio de trabajo se basan en la plantilla que has elegido al crear el espacio de trabajo. Para ajustar estas configuraciones a sus necesidades individuales, vaya a la pestaña Configuración en la parte izquierda de su espacio de trabajo y, a continuación, haga clic en Personalización.

Aquí puede configurar las siguientes opciones:

• Tipos de actividad
• Estado de la actividad/evento
• Tipos de patrones de estado de tareas
• Tipos de participantes
• Categorías de costes
• Costes indirectos generales
• Normas de financiación
• Ajustes de ID

Tipos de actividad

Los tipos de actividad ayudan a clasificar las actividades en categorías. Las clases de actividad también se utilizan para aplicar normas de financiación, pero también pueden utilizarse para analizar por tipo de actividad, o buscar y filtrar sus actividades por tipo.

Para cambiar el orden de los tipos de actividad, arrastre y suelte el tipo de actividad a la posición correcta.

Para crear nuevos tipos de actividad o para actualizar, eliminar o duplicar un tipo de actividad existente, siga las siguientes instrucciones.

1

Para crear un nuevo tipo de actividad, haga clic en + Añadir tipo de actividad debajo de la lista de tipos de actividad existentes. O pase el ratón por encima de un tipo de actividad existente y haga clic en el icono "Editar" de la derecha para abrir el tipo de actividad en la barra lateral.

2

Introduzca o actualice las propiedades de la actividad:

• Corto: Haga clic en el marcador de posición o en el corto existente en la parte superior e introduzca/actualice el nombre corto.
• Nombre: Haga clic en el campo e introduzca/actualice el nombre
• Color: elija un color para el tipo de actividad (las actividades vinculadas al tipo se marcarán con este color).

3

Haga clic en Guardar tipo de actividad en la parte inferior de la barra lateral para crear o actualizar el tipo de actividad.

Para los tipos de actividad existentes, tiene la opción de eliminarlos o duplicarlos haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral.

Estado de la actividad/evento

El estado de la actividad/evento son las opciones disponibles para definir el estado de progreso / finalización al publicar una actualización de una actividad o evento, por ejemplo, Iniciado, Completado o Realizado.

Para cambiar el orden del estado de la actividad/evento, arrastre y suelte el estado a la posición correcta.

Para crear un nuevo estado de actividad/evento o para actualizar, eliminar o duplicar un estado de actividad/evento existente, siga las siguientes instrucciones.

1

Para crear un nuevo estado, haga clic en + Añadir estado debajo de la lista de estados existentes. O pase el ratón por encima de un estado existente y haga clic en el icono "Editar" de la derecha para abrir el estado en la barra lateral.

2

Introduzca o actualice las propiedades de estado:

• Nombre: Haga clic en el marcador de posición o en la abreviatura existente en la parte superior e introduzca/actualice el nombre
• Descripción: Haga clic en el campo y proporcione una descripción
• Color: Haga clic en el color que desee ver en el Plan de Trabajo cuando una actividad alcance este estado.
• Este estado debe ser alcanzado: Haga clic en el conmutador para establecer que este estado debe alcanzarse para considerar que la actividad o evento se ha completado o alcanzado, por ejemplo, Completado o Logrado; puede definir más de un estado como el que debe alcanzarse.

3

Haga clic en "Guardar actualización" en la parte inferior de la barra lateral para crear o actualizar el estado.

Para los estados existentes, tiene la opción de eliminarlos o duplicarlos haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral.

Tipos de patrones de estado de tareas

Los estados de las tareas tienen por objeto indicar el progreso de las tareas de su espacio de trabajo, por ejemplo, Abierta, En curso o Realizada.

Para crear un nuevo estado de tarea o actualizar o eliminar uno existente, siga las instrucciones que se indican a continuación.

Tipos de participantes

Los tipos de participantes ayudan a clasificar a sus participantes en categorías. Los tipos de participantes también se utilizan para aplicar normas de financiación, pero también se pueden utilizar para analizar por tipo de participantes, o buscar y filtrar sus participantes por tipo.

Para cambiar el orden de los tipos de participantes, arrastre y suelte el tipo de participante a la posición correcta.

Para crear nuevos tipos de participantes o para actualizar, eliminar o duplicar un tipo de participante existente, siga las siguientes instrucciones.

1

Para crear un nuevo tipo de participante, haga clic en + Añadir tipo de participante debajo de la lista de tipos de participante existentes. O pase el ratón por encima de un tipo de participante existente y haga clic en el icono "Editar" de la derecha para abrir el tipo de participante en la barra lateral.

2

Introduzca o actualice las propiedades del tipo de participante:

• Corto: Haga clic en el marcador de posición o en el corto existente en la parte superior e introduzca/actualice el nombre corto.
• Nombre: Haga clic en el campo e introduzca/actualice el nombre
• Descripción: Haga clic en el campo y proporcione una descripción

3

Haga clic en Guardar tipo de participante en la parte inferior de la barra lateral para crear o actualizar el tipo de actividad.

Para los tipos de Participante existentes, tiene la opción de eliminarlos o duplicarlos haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral. 

Categorías de costes

Las categorías de costes ayudan a organizar el presupuesto y los gastos en categorías. Las categorías de costes también se utilizan para aplicar normas de financiación, pero también pueden utilizarse para analizar por categorías de costes, o buscar y filtrar sus actividades por categorías de costes.

Para cambiar el orden de las categorías de costes, arrastre y suelte la categoría a la posición correcta.

Para crear nuevas categorías de costes o actualizar, eliminar o duplicar una categoría de costes existente, siga las instrucciones que se indican a continuación.

1

Para crear una nueva categoría de costes, haga clic en + Añadir categoría de costes debajo de la lista de categorías de costes existentes. O pase el ratón por encima de una categoría de costes existente y haga clic en el icono "Editar" de la derecha para abrir las categorías de costes en la barra lateral.

2

Introduzca o actualice las propiedades de la categoría de coste: 

• Corto: Haga clic en el marcador de posición o en el corto existente en la parte superior e introduzca/actualice el nombre corto.
• Nombre: Haga clic en el campo e introduzca/actualice el nombre
• Clase de coste: Seleccione la clase de coste en el desplegable: Costes de personal, Otros costes directos o Subcontratación.
• Tipo: Haga clic en el desplegable y defina si la categoría de costes se basa en una tarifa unitaria o en costes fijos.
• Etiquetas: Añade etiquetas para clasificar con cualquier etiqueta

3

Haga clic en Guardar tipo de coste en la parte inferior de la barra lateral para crear o actualizar la clase de actividad.

Para las categorías de costes existentes, tiene la opción de eliminarlas o duplicarlas haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral.

Costes indirectos generales

Puede crear una tarifa general de costes indirectos a nivel de proyecto que se aplicará a todos los participantes que trabajen en un área de trabajo de proyecto. Cree un tipo de coste indirecto general específico para cada categoría de costes o establezca el mismo tipo de coste indirecto general para todas las categorías de costes. Si cada participante tiene un tipo de coste indirecto específico, puede establecerlo en el "Perfil financiero " de un participante.

Para crear un nuevo tipo de coste indirecto general o actualizar, suprimir o duplicar uno existente, siga las instrucciones que se indican a continuación.

1

Para crear una nueva tarifa de costes indirectos generales, haga clic en + Añadir tarifa de costes indirectos debajo de la lista de tarifas de costes existentes. O pase el ratón por encima de un tipo de coste indirecto general existente y haga clic en el icono "Editar" de la derecha para abrir el tipo de coste en una barra lateral.

2

Aquí, en la barra lateral, puede crear o actualizar la tasa general de costes indirectos:

• Tasa (%): Haga clic en el marcador de posición azul e introduzca/actualice el porcentaje (también puede establecer el porcentaje de costes indirectos arrastrando el control deslizante hacia la izquierda o la derecha)
• Nombre: Introduzca/actualice un nombre para el tipo de coste indirecto general
• Descripción (opcional): Introduzca/actualice una descripción
• Categorías de costes: Marque la casilla de verificación de cada categoría de costes a la que deba aplicarse la tarifa (las categorías de costes pueden configurarse en los ajustes de Personalización de las categorías de costes).
Nota: Sólo se ofrecen para esta selección las categorías de costes para las que aún no se han definido tarifas de costes indirectos.

3

Haga clic en Guardar tarifa de costes en la esquina inferior derecha.

Consejo: Si es necesario, repita los pasos hasta que se hayan definido los tipos de costes indirectos generales para todas las categorías de costes.

Para los tipos de costes indirectos generales existentes, tiene la opción de eliminarlos o duplicarlos haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral.

Normas de financiación

Con las reglas de financiación tiene la opción de gestionar la financiación del proyecto y establecer reglas sobre cómo se calcula la financiación. La financiación se calcula sobre la base de un porcentaje del presupuesto o de los gastos. Para calcular la financiación deben definirse reglas. Una regla de financiación consiste en un porcentaje de financiación (%) que se aplica al presupuesto o a los gastos de las actividades pertinentes. Las actividades que entran dentro de la regla de financiación vienen determinadas por el tipo de actividad, el tipo de participante y la categoría de costes.

Para crear nuevas reglas de financiación o para actualizar y eliminar una regla de financiación existente, siga las instrucciones que se indican a continuación.

1

Para crear una nueva norma de financiación, haga clic en + Añadir norma de financiación debajo de la lista de normas de financiación existentes. O pase el ratón por encima de una norma de financiación existente y haga clic en el icono "Editar" de la derecha para abrir la norma de financiación en la barra lateral.

2

Introduzca o actualice las propiedades de la regla de financiación:

• Nombre: Haga clic en el marcador de posición o en el nombre existente en la parte superior e introduzca/actualice el nombre
• Tipo de participante: Seleccione todos o un tipo específico de organización en el desplegable
• Tipo de actividad: Seleccione todo o un tipo de actividad específico en el desplegable
• Categoría de costes: Seleccione todas las categorías de costes o una específica en el desplegable
• Financiación directa: Defina el porcentaje de financiación de los costes directos
• Financiación Indirecta: Defina el porcentaje de financiación de los costes indirectos
• Descripción: Haga clic en el campo y proporcione una descripción

3

Haga clic en Guardar método de financiación en la parte inferior de la barra lateral para crear o actualizar la norma de financiación.

Para las normas de financiación existentes, tiene la opción de eliminarlas haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral.

Ajustes de ID

Convención de numeración de actividades y eventos

Con Ajustes de ID puede definir las convenciones de numeración de actividades y eventos en cada nivel de su plan de la estructura del proyecto.

Para personalizar el formato de la numeración, actualice la sintaxis de numeración utilizando las variables de recuento disponibles (descritas a continuación) y haga clic en Guardar cambios.

Variables de recuento disponibles:

Para añadir más niveles a su plan de la estructura del proyecto, haga clic en + Añadir nivel. 

Para eliminar un nivel, sitúate sobre él y haz clic en la X de la derecha (sólo puedes eliminar el nivel más bajo).

Convención de numeración de los participantes

Con la Configuración de ID puede definir las convenciones de numeración de los participantes en cada nivel de la estructura jerárquica de sus participantes.

Para personalizar el formato de la numeración, actualice la sintaxis de numeración utilizando las variables de recuento disponibles (descritas a continuación) y haga clic en Guardar cambios.

Variables de recuento disponibles:

Para añadir más niveles a la estructura jerárquica de sus participantes, haga clic en + Añadir nivel. 

Para eliminar un nivel, sitúate sobre él y haz clic en la X de la derecha (sólo puedes eliminar el nivel más bajo).