Contabilizar las hojas de horas como gastos

Con EMDESK, puede aprobar los tiempos registrados por los usuarios y contabilizarlos como gastos de personal en la sección Gastos. Al contabilizar tiempos, convierte estos registros de tiempo en gastos. Este proceso también es revocable. Puede encontrar la opción de contabilización de tiempos en la vista de hojas de horas, en la pestaña "Tiempo" de la sección "Recursos".

Siga las instrucciones siguientes para contabilizar una hoja de horas como gastos. 

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Antes de reservar la hora, asegúrese de que los usuarios se añaden como miembros a los participantes (consulte " Añadir usuarios a los miembros participantes").

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Haga clic en Recursos en el menú de Inicio, esto abrirá la sección "Recursos".

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Vaya a la pestaña "Tiempo", seleccione el intervalo de tiempo de la hoja de horas (semanal, mensual o anual) y el usuario y, a continuación, haga clic en el botón "Registrar tiempo como gasto".

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Se abrirá el cuadro de diálogo de reservas, con una lista de todos los usuarios a los que tiene acceso y el tiempo total que han dedicado a las actividades en ese momento.

• Usuario: Por defecto aparece el usuario actual. Haga clic en Mostrar todos los usuarios disponibles para reservar tiempo para varios usuarios.
• Tiempo registrado: Total de horas registradas del usuario para esta hoja de tiempos. Tenga en cuenta que no se tienen en cuenta los registros de tiempo ya contabilizados.
• Tarifa: Elija la tarifa de coste a la que se reservarán las horas. Si no desea asociar ningún coste de personal, seleccione "Sin tarifa".
Nota: Al seleccionar las tarifas de costes, sólo se mostrarán las que cumplan los siguientes criterios:
• Vinculado al participante al que el usuario está asignado como miembro. ("Añadir usuarios a miembros participantes")
• Habilitado para gastos y aplicable para el periodo de tiempo seleccionado. (véase "Cómo editar la tarifa de gastos de personal")
• Si la tarifa de costes de personal elegida sólo es aplicable a una parte del periodo de tiempo seleccionado, sólo se reservarán con esta tarifa las horas comprendidas en ese periodo de tiempo específico. Las horas fuera de este periodo deberán reservarse utilizando una tarifa diferente. Puede hacerlo después de la primera reserva.
• Participante: Participante al que el usuario está asignado como miembro.

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Haga clic en Registrar tiempo como gasto para confirmar la contabilización del tiempo como gasto. Se genera un registro de gastos por usuario y por cada actividad incluida en la hoja de horas actual. Este registro consolida la suma total del tiempo registrado por los usuarios para esa actividad específica dentro del periodo dado. Los registros de tiempo reservados se muestran en la hoja de horas con el icono "Reservado".