Gestionar los derechos de acceso de usuarios y grupos
En la sección "Usuarios" del menú "Inicio " se enumeran todos los usuarios y grupos con sus funciones y derechos de acceso actuales en su espacio de trabajo.
Nota:
- Para conocer los niveles de acceso y los derechos de los usuarios, lea aquí.
- Los niveles de acceso y los derechos de los usuarios se gestionan por espacio de trabajo. Por lo tanto, asegúrese de que ha iniciado sesión en el espacio de trabajo correcto.
- Para gestionar los niveles de acceso y los derechos, debe ser usuario de nivel Admin o Manager.
- En la sección "Usuarios" sólo aparecen los grupos para los que está activada la gestión de derechos de acceso (véase Activar la gestión de derechos de acceso para un grupo).
En la cabecera de la tabla de la sección "Usuarios", puede utilizar la opción de búsqueda para buscar un usuario o grupo específico.
La persona que ha creado el espacio de trabajo es el propietario del mismo. Se indica con el icono de la "Corona" y se le asigna automáticamente el nivel de usuario Admin por defecto. A todos los usuarios añadidos se les asigna por defecto el nivel de Usuario Normal(Admin OFF y Gestor OFF) con derechos de acceso Gestionar por defecto a todas las secciones: "Proyectos y actividades", "Participantes", "Documentos" y "Recursos". Posteriormente puede gestionar los roles de los usuarios y sus derechos de acceso a todas las secciones como se describe a continuación.
Los grupos están marcados con una barra de encabezado azul en su imagen de grupo. No es posible otorgar a los grupos los niveles de acceso de Administrador o Gestor, pero puede gestionar los derechos de acceso de los grupos a todas las secciones: "Proyectos y actividades", "Participantes", "Documentos" y "Recursos".
Al gestionar los niveles de acceso y los derechos de usuarios y grupos, puede modificar lo que los usuarios y miembros de grupos pueden ver y cambiar en un espacio de trabajo. Los derechos de acceso pueden gestionarse tanto a nivel de sección como de elemento. Establecer los derechos de acceso a nivel de elemento es útil en el caso de que el derecho para algunos elementos sea diferente del derecho a nivel de sección.
Por ejemplo, cuando un usuario tiene derechos de acceso Gestionar a nivel de sección para "Actividades" y derechos de acceso Desactivado a WP4 y WP7 esto significa que el usuario tiene acceso Gestionar a todos los elementos de la sección "Actividades" excepto a WP4 y WP7 a los que el usuario no tiene acceso.
Nota:
Mediante la pertenencia a un grupo, los usuarios pueden acumular conjuntos de diversos derechos de acceso. En este caso, preste atención a que:
- los derechos de acceso a nivel de artículo son más fuertes que los derechos de acceso a nivel de sección
- los derechos de acceso comienzan jerárquicamente con la Gestión como el más fuerte, y el derecho más alto contrarresta todos los derechos subordinados
Por ejemplo: Un usuario tiene derechos de acceso de Lectura a nivel de sección para "Proyecto y Actividades" y derecho de acceso Off a nivel de ítem para "WP1", y al mismo tiempo es miembro de un grupo con derecho de acceso de Edición a nivel de sección para "Proyecto y Actividades". En este caso, el usuario obtendrá los derechos más fuertes a nivel de sección y por lo tanto tendrá derechos de acceso de Edición para "Proyecto y Actividades", excepto para "PT1" - ya que para este ítem el usuario tiene derecho Off a nivel de ítem que es más fuerte que a nivel de sección.
- Actualizar el rol de acceso del usuario
- Establecer y actualizar los derechos de acceso a las secciones
- Establecer y actualizar los derechos de acceso a determinados elementos
Establecer y actualizar el rol de acceso del usuario
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Haga clic en Usuarios en el menú Inicio para abrir la sección "Usuarios".
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Busque el usuario cuyo rol de acceso debe actualizarse y ajuste los conmutadores "Admin" y "Manager" para establecer el nuevo rol de acceso.
- Active la opción "Admin" para activar el rol de Administrador o active la opción "Gestor" para activar el rol de Gestor. Sólo puede haber uno de ellos activado.
- Cambie "Admin" y "Manager" a OFF para desactivar los roles de Admin y Manager. Entonces el usuario obtendrá el rol de Usuario Normal con derechos de acceso por defecto a todas las secciones . Ahora puede definir los derechos de acceso específicos del usuario por sección o por elemento del espacio de trabajo.
Establecer y actualizar los derechos de acceso a las secciones
Con esta opción puede establecer los derechos de acceso precisos de un usuario / grupo a cada una de las secciones: "Proyectos y actividades", "Participantes", "Documentos" y "Recursos". De este modo, el usuario/grupo obtiene derechos de acceso de Gestión, Edición, Lectura o Desactivado para todos los elementos de esta sección.
Nota: Para gestionar los derechos de acceso de grupo, habilite primero la gestión de derechos de acceso para un grupo.
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Haga clic en Usuarios en el menú Inicio para abrir la sección "Usuarios".
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Busque el usuario / grupo cuyos derechos de acceso deben actualizarse y asegúrese de que el rol de acceso "Admin" y "Manager" está desactivado.
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Haga clic en la lista desplegable de una sección y elija el derecho de acceso pertinente para el usuario / grupo para todos los elementos de esta sección (lea más sobre la definición de los derechos de acceso).
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Para confirmar la actualización del derecho de acceso, haga clic en Sí en el cuadro de diálogo que aparece.
Establecer y actualizar los derechos de acceso a determinados elementos
Con esta opción puede restringir los derechos de acceso de un usuario/grupo a elementos específicos del espacio de trabajo. Esta opción está disponible para todos los elementos de las secciones "Proyectos y actividades", "Participantes" y "Documentos" (no es relevante para "Recursos"). Puede establecer los derechos de acceso personalizados de un usuario / grupo a elementos específicos en una barra lateral o en la sección "Usuarios", tal y como se describe a continuación.
Nota: Para gestionar los derechos de acceso de grupo, habilite primero la gestión de derechos de acceso para un grupo.
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Haga clic en Usuarios en el menú Inicio para abrir la sección "Usuarios".
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Busque el usuario / grupo cuyos derechos de acceso deben actualizarse y asegúrese de que la función "Admin" y "Manager" está desactivada.
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Haga clic en Refinar en una sección en la que se encuentre el elemento para el que el usuario necesita derechos de acceso específicos.
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Defina los derechos personalizados para determinados elementos y haga clic en Guardar cambios. Es necesario configurar los derechos de acceso a nivel de elemento sólo en el caso de que los derechos de acceso para algunos elementos sean diferentes de los derechos a nivel de sección. Por ejemplo, un usuario con derechos de acceso Gestionar a nivel de sección y derechos de acceso Desactivado a WP1 tendrá derechos de acceso Gestionar a todos los elementos de la sección excepto WP1 al que el usuario no tendrá acceso.
Consejo: - Puede utilizar la opción de búsqueda para buscar rápidamente artículos concretos.
- Para borrar todos los derechos a nivel de artículo en la sección, simplemente haga clic en Borrar y guardar.
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Los derechos de acceso se actualizan, pase el ratón por encima de Refinar para ver el conjunto actual de derechos personalizados definidos para determinados elementos (para todos los demás elementos de la sección, se aplican los derechos de acceso a nivel de sección).
