Gestionar grupos y miembros

Durante la vida de un proyecto, puede crear nuevos grupos, eliminar grupos, actualizar las propiedades de los grupos, añadir y eliminar miembros de grupos.

Nota:
  • Para gestionar un grupo es necesario ser usuario de nivel Administrador o Gestor o Gestor de grupos. Sólo los usuarios de nivel Administrador y Gestor pueden crear nuevos grupos (véase "Funciones, niveles de acceso y derechos de acceso").
  • Todos los usuarios pueden acceder a la sección "Grupos", ver los grupos disponibles, unirse a los grupos abiertos y solicitar unirse a los grupos restringidos (ver "Unirse o abandonar un grupo"). 

Todos los grupos aparecen en la sección "Grupos" del menú Inicio en una tabla que permite ordenarlos y buscarlos, con datos como el nombre del grupo, los miembros, el administrador del grupo, la dirección de correo electrónico del grupo, el nivel de acceso, el nombre abreviado, la descripción y las etiquetas. Con el icono "+"' de la parte superior derecha de la tabla puedes ocultar/desocultar columnas.

Para encontrar un grupo, utilice los campos de búsqueda de las cabeceras de las columnas o haga clic en cualquier cabecera de columna para cambiar la clasificación.

Siga las instrucciones que figuran a continuación sobre cómo hacerlo:

Añadir miembro(s) del grupo

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Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

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Haga clic en el grupo que desea editar o en su icono "Editar", se abrirá una barra lateral para el grupo.

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En la barra lateral, seleccione la pestaña "Miembros".

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Aparece la lista de miembros del grupo, haga clic en Añadir miembro encima de la tabla "Miembros".

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Aparecerá la lista de no miembros del grupo, marque la(s) casilla(s) de verificación de los miembros que desee añadir y haga clic en Añadir miembro.

Consejo
  • Puede utilizar el campo de búsqueda de la parte superior de la lista para buscar rápidamente a los miembros escribiendo sus nombres.
  • Los usuarios invitados cuya aceptación del proyecto aún está pendiente se incluyen en la lista de miembros y ya pueden ser añadidos a un grupo.
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Para añadir nuevos miembros al grupo, haz clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Eliminar a los miembros del grupo

1

Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

2

Haga clic en el grupo que desea editar o en su icono "Editar", se abrirá una barra lateral para el grupo.

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En la barra lateral, seleccione la pestaña "Miembros".

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Aparecerá la lista de miembros del grupo, marque la(s) casilla(s) de verificación de la izquierda en el(los) miembro(s) que desea eliminar y haga clic en X en la parte superior.

Consejo: Puede utilizar el campo de búsqueda situado en la parte superior de la lista para buscar rápidamente a los miembros escribiendo sus nombres.
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Haga clic en Eliminar en la ventana que aparece.

6

Para eliminar a los miembros del grupo, haga clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Aprobar las solicitudes de adhesión a un grupo restringido

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Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

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Haga clic en el grupo que tiene solicitudes pendientes en la columna "Miembro" o haga clic en su icono "Editar", esto abrirá una barra lateral para el grupo.

3

En la barra lateral, seleccione la pestaña "Miembros".

4

Aparecerá la lista de miembros del grupo, desplácese hasta la lista de solicitudes pendientes y rechace o acepte las solicitudes.

Consejo: Pase el ratón por encima de la flecha verde para ver cuándo solicitó el usuario unirse al grupo.


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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Actualizar las propiedades del grupo

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Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

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Haga clic en el grupo que desea actualizar o en su icono "Editar", se abrirá una barra lateral para el grupo.

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En la barra lateral, puede actualizar las siguientes propiedades del grupo:

  • Imagen: Para actualizar una imagen para el grupo, haga clic en el icono de foto o arrastre y suelte un archivo de imagen allí.
  • Nombre: Haga clic en el marcador azul y actualice el nombre del grupo.
  • Nombre corto: Haga clic en el campo y actualice el nombre corto del grupo.  
  • Breve descripción: Proporcionar / editar descripción para el grupo
  • Administrador de grupo:: Haga clic en la lista desplegable para seleccionar otro usuario; sólo puede haber un administrador de grupo por grupo.
  • Nivel de acceso:: Cambie a "Abierto" (los usuarios pueden unirse / salir sin aprobación) o "Restringido" (los usuarios necesitan la aprobación del Administrador de grupo para unirse / salir).
  • Privado: Permite ocultar/desocultar el grupo a todos los miembros que no pertenezcan al grupo (excepto administradores y gestores, véase "Roles, niveles de acceso y derechos de acceso").
  • Habilitar correo de grupo: Alternar para activar / desactivar la opción de lista de correo para el grupo - cuando se activa el campo "Dirección de correo electrónico" entonces aparecerá, introduzca la parte de correo electrónico antes del símbolo @ (parte local), por ejemplo, "financereps" para la dirección de correo electrónico "financereps@groups.emdesk.com":

Nota:

  • La dirección de correo electrónico no debe incluir caracteres no admitidos y la longitud es mín. 3, máx. 63.
  • La dirección de correo electrónico debe ser única en todo el dominio @groups.emdesk.com y está sujeta a disponibilidad.
  • El dominio de la dirección de correo electrónico es fijo y no se puede cambiar.
  • Por defecto, todos los usuarios del grupo tendrán derecho a enviar y recibir correos electrónicos; para actualizar estos derechos, consulte "Opción de lista de correo para grupos".
  • Activar derechos de grupo: Para empezar a gestionar los derechos de acceso de todos los miembros de un grupo a nivel de grupo, activa el conmutador de derechos de grupo:

Nota:

  • Por defecto, los derechos de acceso de los grupos están configurados como Gestionar derechos de acceso a todas las secciones. Vaya a la sección "Usuario" para ajustar los derechos de acceso de los grupos.
  • Todos los miembros del grupo heredarán los derechos de acceso establecidos para este grupo.
  • Mediante la pertenencia a grupos, los usuarios pueden acumular conjuntos de diversos derechos de acceso. En este caso, los derechos de acceso son jerárquicos empezando por Gestionar como el más fuerte, y el derecho más alto contrarresta todos los derechos subordinados.

    Por ejemplo: Un usuario tiene derechos de acceso de Lectura a la sección "Documentos" y al mismo tiempo es miembro de un grupo con derechos de acceso de Edición a la sección "Documentos". El usuario obtendrá los derechos superiores del grupo y, por lo tanto, tendrá derechos de acceso de Edición a la sección "Documentos".
  • Etiquetas: Haga clic y clasifique el grupo añadiendo etiquetas; escriba una etiqueta individual o elija una de la lista de etiquetas disponibles (haga clic en una X en una etiqueta para eliminarla).
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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Borrar un grupo

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Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

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Haga clic en el menú de acción rápida del grupo que desea eliminar y seleccione Eliminar en la lista desplegable.

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Para eliminar el grupo, haga clic en en la ventana que aparece.

Nota: La eliminación del grupo es irreversible; el grupo dejará de aparecer en las secciones "Grupos" o "Usuarios" y ya no se procesará la mensajería a través de las listas de correo.
Consejo: También puede eliminar un grupo utilizando su barra lateral haciendo clic en el menú de acciones situado en la parte superior derecha de la barra lateral y seleccionando  Borrar de la lista desplegable:


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