Gestionar grupos y miembros

Durante la vida de un proyecto, puede crear nuevos grupos, eliminar grupos, actualizar las propiedades de los grupos, añadir y eliminar miembros de grupos.

Todos los grupos aparecen en la sección "Grupos" del menú Inicio en una tabla que permite ordenarlos y buscarlos, con datos como el nombre del grupo, los miembros, el administrador del grupo, la dirección de correo electrónico del grupo, el nivel de acceso, el nombre abreviado, la descripción y las etiquetas. Con el icono "+"' de la parte superior derecha de la tabla puedes ocultar/desocultar columnas.

Para encontrar un grupo, utilice los campos de búsqueda de las cabeceras de las columnas o haga clic en cualquier cabecera de columna para cambiar la clasificación.

Siga las instrucciones que figuran a continuación sobre cómo hacerlo:

• Añadir miembro(s) del grupo
• Eliminar a los miembros del grupo
• Aprobar las solicitudes de adhesión a un grupo restringido
• Actualizar las propiedades del grupo
• Borrar un grupo

Añadir miembro(s) del grupo

1

Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

2

Haga clic en el grupo que desea editar o en su icono "Editar", se abrirá una barra lateral para el grupo.

3

En la barra lateral, seleccione la pestaña "Miembros".

4

Aparece la lista de miembros del grupo, haga clic en Añadir miembro encima de la tabla "Miembros".

5

Aparecerá la lista de no miembros del grupo, marque la(s) casilla(s) de verificación de los miembros que desee añadir y haga clic en Añadir miembro.

Consejo

• Puede utilizar el campo de búsqueda de la parte superior de la lista para buscar rápidamente a los miembros escribiendo sus nombres.
• Los usuarios invitados cuya aceptación del proyecto aún está pendiente se incluyen en la lista de miembros y ya pueden ser añadidos a un grupo.

6

Para añadir nuevos miembros al grupo, haz clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Eliminar a los miembros del grupo

1

Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

2

Haga clic en el grupo que desea editar o en su icono "Editar", se abrirá una barra lateral para el grupo.

3

En la barra lateral, seleccione la pestaña "Miembros".

4

Aparecerá la lista de miembros del grupo, marque la(s) casilla(s) de verificación de la izquierda en el(los) miembro(s) que desea eliminar y haga clic en X en la parte superior.

Consejo: Puede utilizar el campo de búsqueda situado en la parte superior de la lista para buscar rápidamente a los miembros escribiendo sus nombres.

5

Haga clic en Eliminar en la ventana que aparece.

6

Para eliminar a los miembros del grupo, haga clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Aprobar las solicitudes de adhesión a un grupo restringido

1

Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

2

Haga clic en el grupo que tiene solicitudes pendientes en la columna "Miembro" o haga clic en su icono "Editar", esto abrirá una barra lateral para el grupo.

3

En la barra lateral, seleccione la pestaña "Miembros".

4

Aparecerá la lista de miembros del grupo, desplácese hasta la lista de solicitudes pendientes y rechace o acepte las solicitudes.

Consejo: Pase el ratón por encima de la flecha verde para ver cuándo solicitó el usuario unirse al grupo.

5

Para guardar los cambios, haga clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Actualizar las propiedades del grupo

1

Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

2

Haga clic en el grupo que desea actualizar o en su icono "Editar", se abrirá una barra lateral para el grupo.

3

En la barra lateral, puede actualizar las siguientes propiedades del grupo:

• Imagen: Para actualizar una imagen para el grupo, haga clic en el icono de foto o arrastre y suelte un archivo de imagen allí.
• Nombre: Haga clic en el marcador azul y actualice el nombre del grupo.
• Nombre corto: Haga clic en el campo y actualice el nombre corto del grupo.  
• Breve descripción: Proporcionar / editar descripción para el grupo
• Administrador de grupo:: Haga clic en la lista desplegable para seleccionar otro usuario; sólo puede haber un administrador de grupo por grupo.
• Nivel de acceso:: Cambie a "Abierto" (los usuarios pueden unirse / salir sin aprobación) o "Restringido" (los usuarios necesitan la aprobación del Administrador de grupo para unirse / salir).
• Privado: Permite ocultar/desocultar el grupo a todos los miembros que no pertenezcan al grupo (excepto administradores y gestores, véase "Roles, niveles de acceso y derechos de acceso").
• Habilitar correo de grupo: Alternar para activar / desactivar la opción de lista de correo para el grupo - cuando se activa el campo "Dirección de correo electrónico" entonces aparecerá, introduzca la parte de correo electrónico antes del símbolo @ (parte local), por ejemplo, "financereps" para la dirección de correo electrónico "financereps@groups.emdesk.com":

Nota:

• La dirección de correo electrónico no debe incluir caracteres no admitidos y la longitud es mín. 3, máx. 63.
• La dirección de correo electrónico debe ser única en todo el dominio @groups.emdesk.com y está sujeta a disponibilidad.
• El dominio de la dirección de correo electrónico es fijo y no se puede cambiar.
• Por defecto, todos los usuarios del grupo tendrán derecho a enviar y recibir correos electrónicos; para actualizar estos derechos, consulte "Opción de lista de correo para grupos".

• Activar derechos de grupo: Para empezar a gestionar los derechos de acceso de todos los miembros de un grupo a nivel de grupo, activa el conmutador de derechos de grupo:

Nota:

• Por defecto, los derechos de acceso de los grupos están configurados como Gestionar derechos de acceso a todas las secciones. Vaya a la sección "Usuario" para ajustar los derechos de acceso de los grupos.
• Todos los miembros del grupo heredarán los derechos de acceso establecidos para este grupo.
• Mediante la pertenencia a grupos, los usuarios pueden acumular conjuntos de diversos derechos de acceso. En este caso, los derechos de acceso son jerárquicos empezando por Gestionar como el más fuerte, y el derecho más alto contrarresta todos los derechos subordinados.
  
  Por ejemplo: Un usuario tiene derechos de acceso de Lectura a la sección "Documentos" y al mismo tiempo es miembro de un grupo con derechos de acceso de Edición a la sección "Documentos". El usuario obtendrá los derechos superiores del grupo y, por lo tanto, tendrá derechos de acceso de Edición a la sección "Documentos".

• Etiquetas: Haga clic y clasifique el grupo añadiendo etiquetas; escriba una etiqueta individual o elija una de la lista de etiquetas disponibles (haga clic en una X en una etiqueta para eliminarla).

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Para guardar los cambios, haga clic en Guardar grupo en la parte inferior de la barra lateral.

Borrar un grupo

1

Haz clic en Grupos en el menú Inicio, se abrirá la sección "Grupos".

2

Haga clic en el menú de acción rápida del grupo que desea eliminar y seleccione Eliminar en la lista desplegable.

3

Para eliminar el grupo, haga clic en Sí en la ventana que aparece.