Importar participantes

Los participantes son los miembros de su espacio de trabajo que contribuyen a los proyectos, están asignados a las tareas de los proyectos, proporcionan y/o consumen los recursos de los proyectos. Al personalizar la configuración de ID de los participantes, puede crear cualquier estructura jerárquica deseada de su equipo de proyecto y consorcio, por ejemplo, "Organizaciones > Departamentos > Equipos > Individuos". 

Si ya dispone de una lista de los participantes en su espacio de trabajo, puede importarla a EMDESK. 

La función de importación permite importar participantes bajo determinados participantes "padre", para ello esos participantes "padre" deben estar ya en su área de trabajo. Para crear una estructura jerárquica de su consorcio, le recomendamos que importe los participantes nivel por nivel según la estructura jerárquica, empezando por el nivel más alto. 

Tras la importación, aún tiene la opción de reorganizar a los participantes moviéndolos a nuevas posiciones (lea aquí cómo mover a los participantes). 

Siga las siguientes instrucciones para importar participantes a un espacio de trabajo de EMDESK.

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Para importar participantes, prepare su fichero de datos para la importación:

• El archivo debe estar en formato XLSX, ocupar un máximo de 2 MB y tener sólo 1 hoja ( aquí encontrará más requisitos técnicos para los archivos).
• El archivo XLSX debe contener las columnas necesarias con las siguientes cabeceras:

Nombre del participante	Indique el nombre de un participante, por ejemplo, Empresas Wayne, Equipo A, Roland Meyer
Corto	Indique el nombre abreviado del participante, por ejemplo WE, TeamA, Roland
Tipo de participante	Indique el tipo de participante - introduzca el nombre abreviado exacto del tipo de participante definido en su espacio de trabajo* (lea aquí qué es un tipo de participante y dónde encontrarlo) * el valor debe existir en su espacio de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

• El archivo XLSX también puede contener información adicional en las siguientes columnas opcionales:

Descripción	Descripción
Otros	Información adicional
Límite presupuestario	Defina el límite presupuestario para el participante en uno de los siguientes formatos numéricos: 1.000,00; 1.000,00; o 1.000,00 (el límite presupuestario se importa en la moneda establecida en los ajustes generales del proyecto).
Dirección 1	Dirección en cualquier formato
Dirección 2	Dirección adicional en cualquier formato
Código postal	Código postal en cualquier formato
Apartado de correos	Apartado de correos en cualquier formato
Ciudad	Ciudad
País	País
Teléfono	Teléfono en cualquier formato
Fax	Fax en cualquier formato
Página web	Sitio web en cualquier formato
Etiquetas	Añade etiquetas, separándolas con coma sin espacio, por ejemplo tag1,tag2,tag3
Identificador personalizado	Si es necesario, tiene la posibilidad de establecer un ID personalizado para el participante (si no se establece, el sistema definirá los ID de acuerdo con la configuración de ID de su espacio de trabajo).
Padre participante	Participante principal del participante: introduzca el ID exacto, el nombre abreviado o el nombre del participante tal y como se define en la sección "Participantes" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, P1, BWE o Empresas Wayne. * el valor debe existir en su área de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

Este es un ejemplo del aspecto que puede tener su fichero de datos:

Nota filas ocultas en el archivo excel serán reconocidas para la importación y si esas filas no deben ser importadas deben ser eliminadas.

Consejo: Para descargar un archivo Excel de muestra, vaya a la sección "Participantes", haga clic en el botón "+ Importar" situado en la parte inferior de la sección y, a continuación, haga clic en el botón "Hoja de cálculo de muestra": 

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Cuando el archivo esté listo para ser importado, haga clic en Participantes en el menú Inicio para abrir la sección "Participantes".

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Haga clic en + Importar en la parte inferior, esto abrirá el cuadro de diálogo "Cargue su archivo".

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Haga clic en el área "Seleccionar o soltar archivo" para cargar el archivo desde su ordenador o simplemente arrastre y suelte el archivo en esta área.   

Nota: La importación sólo admite archivos XLSX.

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Asigne las cabeceras de columna de su archivo a las propiedades de los participantes en la ventana aparecida.

• Es posible que algunas de las columnas ya estén asignadas por su nombre, por lo que aparecen marcadas en verde:

• Para asignar las demás columnas, haga clic en el menú desplegable de la derecha y elija la propiedad correspondiente:

Nota: Las columnas que no estén asignadas no se importarán al área de trabajo.

Consejo: Para las propiedades requeridas, también puede introducir valores por defecto que se establecerán durante la importación para cada participante importado desde el archivo. Para ello, no asigne estas propiedades a ninguna de las columnas; en su lugar, haga clic en  Siguiente e introduzca el valor por defecto junto a la propiedad correspondiente o elija la opción de la lista desplegable:

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Haga clic en Importar ahora en la parte inferior de la ventana.

• Si la importación se completa sin problemas, aparecerá un mensaje verde que significa que todos los registros de su fichero se han reconocido correctamente:
  
  

  

  Los participantes importados se añaden en la sección "Participantes" al final de la lista de los participantes que ya existen (si es que existen): 
  

  

Consejo: Todos los participantes de la importación tienen una etiqueta "import_[Fecha]_[Hora]", por ejemplo "import_2022-10-20_12-10-13". Para encontrar y actualizar/eliminar rápidamente los registros de la importación, utilice la etiqueta para filtrar los datos.
• Si la importación se completa con algunos problemas, aparecerá un mensaje naranja que indica que no se han reconocido todos los registros de su fichero (los valores de las propiedades no tenían el formato correcto o no se han podido emparejar con los registros existentes) y que se ha descargado un fichero de error:



El archivo de errores contiene sólo los participantes que no se han importado e indica con un color rojo los valores de error. Edite los datos incorrectos y repita el proceso de importación para estos nuevos datos hasta que se acepten todos los registros.