Importación de datos en el plan de trabajo

Workplan es una herramienta de planificación, seguimiento y ejecución de proyectos con la que puede crear múltiples planes temporales de proyectos, gestionar y llevar a cabo actividades y eventos programados (por ejemplo, entregables, hitos). Mediante la personalización de los ajustes de ID de las actividades y eventos, es posible construir cualquier estructura de desglose de trabajo deseada, por ejemplo, "Paquetes de trabajo > Tareas > Subtareas".

Si ya ha desarrollado un calendario de proyecto fuera de la aplicación EMDESK, puede importar los datos de su proyecto al Plan de Trabajo. 

La función de importación permite importar actividades y eventos bajo actividades "padre" específicas, para ello esas actividades "padre" deben estar ya en su área de trabajo. Para construir la estructura de desglose del trabajo, recomendamos por tanto importar las actividades y eventos nivel por nivel según su estructura jerárquica empezando por el nivel más alto. 

Después de la importación, aún tiene la opción de reorganizar las actividades y eventos moviéndolos a nuevas posiciones (lea aquí cómo mover actividades y eventos). 

Siga las siguientes instrucciones para importar actividades y eventos a un espacio de trabajo EMDESK.

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Para importar actividades, entregables e hitos, prepare su archivo de datos para la importación:

• El archivo debe estar en formato XLSX, ocupar un máximo de 2 MB y tener sólo 1 hoja ( aquí encontrará más requisitos técnicos para los archivos).
• El archivo debe contener columnas obligatorias con las siguientes cabeceras:

Tipo	Especifique el tipo de elemento del plan de trabajo: debe ser una actividad, una entrega o un hito.
Nombre	Indique el nombre del elemento del plan de trabajo, por ejemplo, Estudio de mercado o Informe técnico.
Tipo de actividad	Para las actividades: indique el tipo de actividad - introduzca el nombre abreviado exacto del tipo de actividad tal y como se define en su espacio de trabajo*, por ejemplo, RIA o IA (lea aquí qué es un tipo de actividad y dónde encontrarlo) Para los eventos: déjelo vacío
Fecha del plan	Para las actividades: introduzca la fecha de inicio en el siguiente formato: AAAA-MM-DD Para los eventos: introduzca la fecha de vencimiento en el siguiente formato: AAAA-MM-DD
Duración (en meses)	Para las actividades: introduzca la duración en meses utilizando caracteres numéricos, por ejemplo 24 Para los eventos: deje vacío * el valor debe existir en su área de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

• El fichero también puede contener información adicional en las siguientes columnas opcionales:

Descripción	Descripción del elemento del plan de trabajo
Objetivos	Objetivos del punto del plan de trabajo
Participante	Participante principal del elemento del plan de trabajo: introduzca el ID exacto, el nombre abreviado o el nombre del participante tal y como se define en la sección "Participante" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, P1, BWE o Empresas Wayne.
Otros participantes	Participantes adicionales implicados en el elemento del plan de trabajo: introduzca los ID exactos, los nombres abreviados o los nombres de los participantes definidos en la sección "Participante" de su espacio de trabajo*, separando las entradas con una coma sin espacios, por ejemplo P2,P3 o FGE,SIZ
Etiquetas	Añada etiquetas para el elemento del plan de trabajo, separándolas con una coma sin espacios, por ejemplo: tag1,tag2,tag3
Identificador personalizado	Si es necesario, tiene la posibilidad de establecer un ID personalizado para el elemento del plan de trabajo (si no se establece, el sistema definirá los ID de acuerdo con la configuración del ID de su espacio de trabajo).
Actividad de los padres	Actividad principal del elemento del plan de trabajo: introduzca el nombre exacto o ID de la actividad tal y como se define en la sección "Plan de trabajo" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, WP1 o Evaluación de mercados relevantes. * el valor debe existir en su área de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

Este es un ejemplo del aspecto que puede tener su fichero de datos:

Nota filas ocultas en el archivo excel serán reconocidas para la importación y si esas filas no deben ser importadas deben ser eliminadas.

Consejo: Para descargar un archivo Excel de muestra, vaya a la sección "Plan de trabajo", haga clic en el botón "+ Importar" situado en la parte inferior de la sección, elija un proyecto y, a continuación, haga clic en el botón "Hoja de cálculo de muestra": 

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Cuando el archivo esté listo para ser importado, haga clic en Plan de trabajo en el menú Inicio para abrir la sección "Plan de trabajo".

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Haga clic en + Importar en la parte inferior, se abrirá el cuadro de diálogo "Elegir el proyecto".

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Haga clic en el menú desplegable, seleccione el proyecto en el que desea importar actividades y eventos y haga clic en Siguiente.

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Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo, haga clic en el área "Seleccionar o soltar archivo" para cargar el archivo desde su ordenador o simplemente arrastre y suelte el archivo en esta área.   

Nota: La importación sólo admite archivos XLSX.

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Asigne las cabeceras de columna de su archivo a las propiedades de los elementos del plan de trabajo en la ventana que aparece.

• Es posible que algunas de las columnas ya estén asignadas por su nombre, por lo que aparecen marcadas en verde:

• Para asignar las demás columnas, haga clic en el menú desplegable de la derecha y elija la propiedad correspondiente:

Nota: Las columnas que no estén asignadas no se importarán al área de trabajo.

Consejo: Para las propiedades requeridas, también puede introducir valores por defecto que se establecerán durante la importación para cada elemento del plan de trabajo importado desde el archivo. Para ello, no asigne estas propiedades a ninguna de las columnas; en su lugar, haga clic en  Siguiente e introduzca el valor por defecto junto a la propiedad correspondiente o elija la opción de la lista desplegable:

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Haga clic en Importar ahora en la parte inferior de la ventana.

• Si la importación se completa sin problemas, aparecerá un mensaje verde que significa que todos los registros de su fichero se han reconocido correctamente:
  
  

  

  Los elementos del plan de trabajo importados se añaden a la sección "Plan de trabajo" al final de la lista "padre" de las actividades y eventos ya existentes (si es que existen).

  Consejo: Todas las actividades y eventos de la importación tienen una etiqueta "import_[Fecha]_[Hora]", por ejemplo "import_2022-10-20_12-10-13". Para encontrar y actualizar/eliminar rápidamente los registros de la importación, utilice la etiqueta para filtrar los datos.
• Si la importación se completa con algunos problemas, aparecerá un mensaje naranja que indica que no se han reconocido todos los registros de su fichero (los valores de las propiedades no tenían el formato correcto o no se han podido emparejar con los registros existentes) y que se ha descargado un fichero de error:



El fichero de errores contiene sólo los elementos del plan de trabajo que no se han importado e indica con un color rojo los valores de error. Edite los datos incorrectos y repita el proceso de importación para este nuevo fichero de datos hasta que se acepten todos los registros.