Importación de presupuesto

Con EMDESK puede planificar y crear presupuestos para proyectos y para cada actividad individual de su plan de trabajo. Cada partida presupuestaria se programa para un proyecto/actividad y un participante concretos en la sección "Recursos".

Si ya ha desarrollado el presupuesto de su proyecto fuera de EMDESK, puede importar los datos de su presupuesto a su espacio de trabajo de EMDESK.

Siga las siguientes instrucciones para importar un presupuesto a un espacio de trabajo EMDESK.

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Para importar partidas presupuestarias, prepare su fichero de datos para la importación:

• El archivo debe estar en formato XLSX, ocupar un máximo de 2 MB y tener sólo 1 hoja ( aquí encontrará más requisitos técnicos para los archivos).
• El archivo XLSX debe contener las columnas necesarias con las siguientes cabeceras:

Unidad	Para las categorías de costes del tipo "tasa": Para importar costes, introduzca EUR (o déjelo vacío) Para importar el esfuerzo del personal, introduzca PH (persona-hora), PD (persona-día) o PM (persona-mes) Nota: Si no está configurado, el valor por defecto es EUR. Para las categorías de costes del tipo "fijo": dejar vacío
Importe	Dependiendo de la unidad que elija, el importe puede ser costes o esfuerzo de personal. Introduzca el importe en los siguientes formatos numéricos 1000,00; 1000,00; o 1.000,00 (si no se configura, por defecto es 0,00).
Actividad	Proyecto o actividad vinculada para una entrada presupuestaria: introduzca el nombre o ID exacto del proyecto o actividad tal y como se define en la sección "Plan de trabajo" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, Tarea 1.1 o "Selección y análisis".
Participante	Participante vinculado de la entrada presupuestaria: introduzca el ID exacto, el nombre abreviado o el nombre del participante tal y como se define en la sección "Participante" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, P1, BWE o Empresas Wayne.
Categoría de costes	Categoría de costes de la entrada presupuestaria - introduzca el nombre abreviado exacto de la categoría de costes definida en su espacio de trabajo* (lea aquí dónde encontrar la visión general de las categorías de costes de su espacio de trabajo), p. ej. Personal, Material, Viajes
Tasa de coste de personal Nombre	Para las categorías de costes del tipo "tasa": introduzca el nombre exacto de la tasa de costes de personal en el perfil financiero del participante vinculado (lea aquí dónde encontrar las tasas de costes de personal de los participantes), por ejemplo Marilyn Smith, asistente de proyecto Para las categorías de costes del tipo "fijo": deje vacío * el valor debe existir en su espacio de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

• El archivo XLSX también puede contener información adicional en las siguientes columnas opcionales:

Mes de inicio	Mes de inicio de la entrada presupuestaria, debe estar dentro de la duración de la actividad respectiva (si no se establece, por defecto se supone que la entrada presupuestaria se gasta uniformemente a lo largo de la duración de la actividad), por ejemplo M02 o M16.
Fin de mes	Mes final para la entrada presupuestaria, debe estar dentro de la duración de la actividad respectiva (si no se establece, por defecto se asume que la entrada de costes se gasta uniformemente a lo largo de la duración de la actividad), por ejemplo M05 o M23.
Descripción	Descripción de la partida presupuestaria
Etiquetas	Añada etiquetas para la entrada del presupuesto, separándolas con comas sin espacios, por ejemplo: tag1,tag2,tag3 * el valor debe existir en su área de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

Este es un ejemplo del aspecto que puede tener su fichero de datos:

Nota filas ocultas en el archivo excel serán reconocidas para la importación y si esas filas no deben ser importadas deben ser eliminadas.

Consejo: Para descargar un archivo Excel de muestra, vaya a la sección "Recursos", pulse el botón "+ Importar" en la parte inferior de la sección y, a continuación, pulse el botón "Hoja de cálculo de muestra": 

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Cuando el archivo esté listo para ser importado, haga clic en Recursos en el menú Inicio para abrir la sección "Recursos".

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Haga clic en + Importar en la parte inferior, esto abrirá el cuadro de diálogo "Cargue su archivo".

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Haga clic en el área "Seleccionar o soltar archivo" para cargar el archivo desde su ordenador o simplemente arrastre y suelte el archivo en esta área.   

Nota: La importación sólo admite archivos XLSX.

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Asigne las cabeceras de columna de su fichero a las propiedades del presupuesto en la ventana aparecida.

• Es posible que algunas de las columnas ya estén asignadas por su nombre, por lo que aparecen marcadas en verde:

• Para asignar las demás columnas, haga clic en el menú desplegable de la derecha y elija la propiedad correspondiente:

Nota: Las columnas que no estén asignadas no se importarán al área de trabajo.

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Haga clic en Importar ahora en la parte inferior de la ventana.

• Si la importación se completa sin problemas, aparecerá un mensaje verde que significa que todos los registros de su fichero se han reconocido correctamente:
  
  

       

Nota: Las entradas de presupuesto importadas están en la moneda establecida en su configuración general del área de trabajo.
Consejo: Todas las entradas de presupuesto de la importación tienen una etiqueta "import_[Fecha]_[Hora]", por ejemplo "import_2022-10-20_12-10-13". Para encontrar y actualizar/eliminar rápidamente los registros de la importación, utilice la etiqueta para filtrar los datos.
• Si la importación se completa con algunos problemas, aparecerá un mensaje naranja que indica que no se han reconocido todos los registros de su fichero (los valores de las propiedades no tenían el formato correcto o no se han podido emparejar con los registros existentes) y que se ha descargado un fichero de error:



El fichero de errores contiene sólo las entradas presupuestarias que no se han importado e indica con un color rojo los valores de error. Edite los datos incorrectos y repita el proceso de importación para los nuevos datos hasta que se acepten todos los registros.

Nota: Lea más adelante cómo importar actividades y eventos de proyectos, participantes, tarifas de costes de personal y registros de gastos a un espacio de trabajo EMDESK.