Importación de gastos

EMDESK permite el seguimiento y la elaboración de informes de los gastos realizados por los participantes en los proyectos y actividades de su espacio de trabajo. Los gastos (costes y tiempo) se crean y registran para un proyecto/actividad y un participante en la sección "Recursos".

Si ya ha realizado un seguimiento de los gastos de su proyecto fuera de EMDESK, puede importar sus registros de gastos a su espacio de trabajo de EMDESK.

Siga las siguientes instrucciones para importar registros de gastos a un espacio de trabajo EMDESK.

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Para importar registros de gastos, prepare su archivo de datos para la importación:

• El archivo debe estar en formato XLSX, ocupar un máximo de 2 MB y tener sólo 1 hoja ( aquí encontrará más requisitos técnicos para los archivos).
• El archivo XLSX debe contener las columnas necesarias con las siguientes cabeceras:

Unidad	Para las categorías de costes del tipo "tasa": Para importar costes, introduzca EUR (o déjelo vacío) Para importar el esfuerzo del personal, introduzca PH (persona-hora), PD (persona-día) o PM (persona-mes) Nota: Si no está configurado, el valor por defecto es EUR. Para las categorías de costes del tipo "fijo": dejar vacío
Importe	Dependiendo de la unidad que elija, el importe puede ser costes o esfuerzo de personal. Introduzca el importe en los siguientes formatos numéricos 1000,00; 1000,00; o 1.000,00 (si no se configura, por defecto es 0,00).
Actividad	Proyecto o actividad vinculada para un registro de gastos: introduzca el nombre o ID exacto del proyecto o actividad tal y como se define en la sección "Plan de trabajo" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, Tarea 1.1 o Selección y análisis.
Participante	Participante vinculado para el registro de gastos: introduzca el ID exacto, el nombre abreviado o el nombre del participante tal y como se define en la sección "Participante" de su espacio de trabajo*, por ejemplo, P1, BWE o Empresas Wayne.
Categoría de costes	Categoría de costes del registro de gastos: introduzca el nombre abreviado exacto de la categoría de costes tal y como está definida en su espacio de trabajo* (lea aquí dónde encontrar la visión general de las categorías de costes de su espacio de trabajo).
Tasa de coste de personal Nombre	Para las categorías de costes del tipo "tarifa": introduzca el nombre exacto de la tarifa de costes de personal del participante vinculado (lea aquí dónde encontrar las tarifas de costes de personal de los participantes). Para las categorías de costes del tipo "fijo": dejar vacío
Fecha	Fecha para el registro de gastos en el siguiente formato: AAAA-MM-DD * el valor debe existir en su área de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

• El archivo XLSX también puede contener información adicional en las siguientes columnas opcionales:

Fecha final	El final del intervalo de tiempo para el que se incurrió en el gasto
Descripción	Descripción del registro de gastos
No admisible	Si el registro de gastos no es subvencionable, introduzca: TRUE Cuando el registro de gasto es elegible para financiación introduzca: FALSE
Sin gastos generales	Si no se aplica el tipo de coste indirecto, introdúzcalo: TRUE Cuando deba aplicarse el tipo de coste indirecto, introduzca: FALSE
Etiquetas	Añada etiquetas para el registro de gastos, separándolas con comas sin espacios, por ejemplo, tag1,tag2,tag3 * el valor debe existir en su área de trabajo, el registro importado se asigna al primer elemento encontrado con este valor

Este es un ejemplo del aspecto que puede tener su fichero de datos:

Nota filas ocultas en el archivo excel serán reconocidas para la importación y si esas filas no deben ser importadas deben ser eliminadas.

Consejo: Para descargar un archivo Excel de muestra, vaya a la sección "Recursos", haga clic en la pestaña "Gastos" y, a continuación, en el botón "+ Importar" situado en la parte inferior de la sección y, a continuación, haga clic en el botón "Hoja de cálculo de muestra":

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Cuando el archivo esté listo para ser importado, haga clic en Recursos en el menú Inicio para abrir la sección "Recursos".

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Haga clic en la pestaña "Gastos" y luego en + Importar en la parte inferior, esto abrirá el cuadro de diálogo "Cargue su archivo".

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Haga clic en el área "Seleccionar o soltar archivo" para cargar el archivo desde su ordenador o simplemente arrastre y suelte el archivo en esta área.   

Nota: La importación sólo admite archivos XLSX.

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Asigne las cabeceras de columna de su archivo a las propiedades de gastos en la ventana aparecida.

• Es posible que algunas de las columnas ya estén asignadas por su nombre, por lo que aparecen marcadas en verde:

• Para asignar las demás columnas, haga clic en el menú desplegable de la derecha y elija la propiedad correspondiente:

Nota: Las columnas que no estén asignadas no se importarán al área de trabajo.

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Haga clic en Importar ahora en la parte inferior de la ventana.

• Si la importación se completa sin problemas, aparecerá un mensaje verde que significa que todos los registros de su fichero se han reconocido correctamente:
  
  

  

Nota: Los registros de gastos importados están en la moneda establecida en la configuración general del área de trabajo. configuración general del área de trabajo.
Consejo: Todos los registros de gastos de la importación tienen una etiqueta "import_[Fecha]_[Hora]", por ejemplo "import_2022-10-20_12-10-13". Para encontrar y actualizar/eliminar rápidamente los registros de la importación, utilice la etiqueta para filtrar los datos.
• Si la importación se completa con algunos problemas, aparecerá un mensaje naranja que indica que no se han reconocido todos los registros de su fichero (los valores de las propiedades no tenían el formato correcto o no se han podido emparejar con los registros existentes) y que se ha descargado un fichero de error:



El archivo de errores contiene sólo los registros de gastos que no se han importado e indica con un color rojo los valores de error. Edite los datos incorrectos y repita el proceso de importación para los nuevos datos hasta que se acepten todos los registros.

Nota: Lea más adelante cómo importar actividades y eventos del proyecto, participantes, tarifas de costes de personal y partidas presupuestarias a un espacio de trabajo de EMDESK.