Crear, actualizar y mover actividades
Los proyectos, actividades y eventos (hitos y entregables) se gestionan en la sección "Plan de trabajo".
Activities and events fall under projects and can be mapped into any desired structure, for example Work packages > Tasks > Sub-Tasks.
Before designing your work plan, you may review and set the desired level labelling and ID convention under the Customisation settings.
Consejo: Si ya ha desarrollado el calendario de su proyecto fuera de la aplicación EMDESK, puede importar los datos de su proyecto al Plan de Trabajo.
Nota:
- Para añadir actividades y eventos debe crearse al menos un proyecto (véase"Crear un nuevo proyecto").
- Para crear, editar o mover actividades/eventos, debe tener derechos de acceso de Gestión a la sección "Plan de trabajo" o a la respectiva actividad "padre" (véase "Roles, niveles de acceso y derechos de acceso").
- Además, la versión de planificación actual debe estar en el modo Editar (véase " Gestionar versiones de planificación del área de trabajo").
Crear actividades
- Click Workplan in Home menu, this will open the "Workplan" section.
- Click + Add Activity at the bottom of the section, this will open the "New Activity" sidebar.
Tip: To add a new sub-activity, select "Add Sub-Activity" from the action menu of the desired parent item. This automatically sets the parent for the sub-activity:
- En la barra lateral, puede establecer las siguientes propiedades para la nueva actividad:
- Nombre: Haga clic en el marcador de posición de la parte superior e introduzca un nombre para la actividad
- Select assignees (optional): Click the dropdown and select assignees for the activity
- ID: It is given by default, however you can customise the ID format under the Customisation settings; you can also override the auto ID number by clicking the "Edit" icon and typing in the preferred ID name
- Descripción (opcional): Haga clic en el campo y proporcione una descripción de la actividad
- Objetivos (opcional): Haga clic en el campo y establezca los objetivos de la actividad
- Predecesores (opcional): Si otros proyectos, actividades y/o eventos tienen que finalizar antes de que esta actividad pueda comenzar, selecciónelos como predecesores en el menú desplegable
- Lead. Participant (optional): Assign a participant responsible for the activity; click Add lead participants when you have several responsible participants (available up to 3 lead participants)
- Further Participants (optional): Assign further participants connected to the activity
- Activity Type: Choose the appropriate type from the dropdown menu (these types here are provided by the workspace template selected during the workspace creation; however, you can customise them under the Customisation settings)
- Inicio: Seleccione un mes de inicio para la actividad, con M01 alineado con la fecha de inicio inicial del proyecto.
- Duración: Establece la duración de la actividad en meses.
Note: When you add sub-activities to an activity, its duration automatically updates to span from the start of the earliest sub-activity to the end of the latest one.
- Tags (optional): Categorise the activity by adding tags
- Finalización: A medida que se actualiza el estado de la actividad o de sus subactividades, la barra de progreso se actualiza para mostrar el porcentaje de finalización actual y el estado más reciente.
- Activar informes de actualización: Active o desactive esta opción para activar o desactivar las actualizaciones de estado directas a nivel de proyecto.
Tip: To add the activity at a specific position as a sub-activity under a specific project or activity, click the "Move to" icon in the path indicator at the top of the sidebar and choose the position by clicking the respective line.
Si no define la posición, la nueva actividad se añade como último elemento en la parte inferior del primer proyecto de su espacio de trabajo.
Note: When you choose other than the last position, the IDs of the activity or any following activities and sub-activities automatically gets updated.
- Click Save Activity at the bottom of the sidebar, the activity is created at the selected position in the Workplan.
Editing and updating activities
- Click on the activity that you would like to update or on its "Edit" icon, this will open a sidebar for the activity.
- En la barra lateral, puede actualizar las siguientes propiedades de la actividad:
- Nombre: Editar el nombre de la actividad
- Seleccione asignados: Haga clic en el desplegable y actualice los asignados para la actividad
- ID: It is given by default, however you can customise the ID format under the Customisation settings; you can also override the auto ID number by clicking the "Edit" icon and typing in the preferred ID name
- Descripción: Editar la descripción de la actividad
- Objetivos: Edita los objetivos de la actividad
- Predecesores: Si otras actividades, proyectos y/o eventos deben finalizar antes de que esta actividad pueda comenzar, selecciónelos como predecesores en el menú desplegable
- Lead. Participant: Assign the activity to another lead participant; click Add further participants when you have several responsible participants (available up to 3 lead participants)
- Otros participantes: Actualizar más participantes asignados para la actividad
- Activity Type: Choose the new type from the dropdown menu (these types here are provided by the workspace template selected during the workspace creation; however, you can customise them under the Customisation settings)
- Inicio: Edite el mes de inicio de la actividad, alineando M01 con la fecha de inicio inicial del proyecto.y
- Duración: Edita la duración de la actividad en meses.
Note: When you update the activity duration, the duration of the parent project or activity automatically updates to span from the start of the earliest sub-activity to the end of the latest one.
- Tags: Categorise the activity by adding tags
- Finalización: A medida que se actualiza el estado de la actividad o de sus subactividades, la barra de progreso se actualiza para mostrar el porcentaje de finalización actual y el estado más reciente.
- Activar informes de actualización: Active o desactive esta opción para activar o desactivar las actualizaciones de estado directas a nivel de proyecto.
Moving activities to another position
To move an activity to another position or under another project or activity, click the "Move to" icon in the path indicator at the top of the sidebar and choose the new position by clicking the respective line:
Nota:
- In case an activity is moved under another project or activity and lasts longer or ends later than its parent, then the project and parent activity will adopt the new start and end of this child activity.
- When you move an activity other than to the last position, the ID of this activity and any following activities and sub-activities gets updated automatically.
- Once you have completed your editing, click Save Activity at the bottom of the sidebar.